Prozessautomatiserung im öffentlichen Sektor

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Prozessautomatisierung im Kontext des Onlinezugangsgesetzes

Mit jeden weiteren Schritt Richtung OZG-Umsetzung ist die öffentliche Verwaltung zunehmend mit der effizienten Verzahnung der digitalen Schnittstellen ihrer verschiedenen Fachverfahren konfrontiert. Regelmäßig müssen im Rahmen der Gesetzeskonformität Daten zwischen bestehenden Fachverfahren (z.B. EWO, Kasse, …) aber auch Querschnittsverfahren (z.B. eAkte, DMS, …) übertragen werden.

Bedingt durch die Themenstellung „Online Zugangsgesetz“ kommen über Portale und/oder Formularserver zusätzliche externe Daten hinzu, welche ebenfalls geprüft, übertragen und integriert werden müssen.

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Prozessautomatisierung ist Qualitäts- und Effizienzgarant auch in der öffentlichen Verwaltung

An dieser Stelle setzt die digitale Prozessautomatisierung an, die – passgenau zu Ihrer Anforderung - voll- oder teilautomatisiert Aufgaben übernimmt, welche ansonsten händisch oder über proprietäre, fehleranfällige Schnittstellen oder technische Batchläufe vollzogen werden müssten.

Daten aus den Fachverfahren oder Portalen werden entweder an abgesicherter Stelle bereitgestellt und über sogenannte Roboter abgeholt oder aber selbst durch die Roboter aus den abgebenden Fachverfahren extrahiert.

Die Roboter verarbeiten sich wiederholende Abläufe nach eingestellter Verarbeitungslogik und können diese Daten – sofern zulässig - in andere Fachverfahren überführen:

Inhaltlich: z.B. Logik, Stimmigkeit, Zuständigkeit, … wie auch
Technisch: z.B. Umlaute, Aufteilen in Vor- und Nachname, …

Dies kann zum einen über Massenimporte (Übergabeverzeichnis, XML-Postkorbfunktion) wie auch über die „Sachbearbeiter-Simulation“, also das Zusammenführen gezielter Daten aus unterschiedlichen Systemen und Verfahren, geschehen.

Dabei werden im Fachverfahren aufgezeichnete Verfahrensschritte durchgeführt, die nach der Aufzeichnung noch konfigurierbar, durch Variablen ergänzungsfähig oder multiplizierbar sind. Diese intelligenten Aufzeichnungen können Sie dann eigenständig weiterbearbeiten.

Beispiele für Anwendungsfälle aus der Praxis

Im Zusammenhang mit der elektronischen Ausschreibung von Bauleistungen kann die redundante Datenerfassung zwischen der Fachanwendung zur Vorbereitung der Vergabeunterlagen (z.B. ARIBA) und der Fachanwendung zur Vorbereitung der Veröffentlichung des Vergabeverfahrens durch den Einsatz eines Roboters automatisiert werden. Hier setzt die Prozessautomatisierung wertvolle Mitarbeiterzeit frei, die Sie wertschöpfender in die sachverständige Prüfung der Unterlagen oder den Bürgerkontakt einbringen können.

Ein weiteres Einsatzgebiet ist die Nutzung für zahlreiche ähnlich gelagerter Eingänge. Hierzu zählen beispielsweise Einsprüche gegen Gebührenbescheide, welche automatisiert mit dem entsprechenden Aktenzeichen versehen und abgelegt werden und mit einem Eingangsschreiben bestätigt werden können. Ein weiterer Anwendungsfall ist die automatisierte Aktualisierung von Bankdaten in den Fachanwendungen ausgehend vom jeweiligen Quellsystem.

Success Story - #VertriebsmotorProzessautomation

Dank des Einsatzes von Robotertechniken entfallen die Routinetätigkeiten. Eine Entlastung unserer Fachanwender*innen.

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Prozessautomatisierung: Bereit machen für Wachstum

„Automatisierung von Arbeitsabläufen ist ein Thema, das in vielen Unternehmen noch ein großes Potenzial hat“, erklärt Percy Hamer im Interview. „Gerade im Kundenumfeld gibt es heute ein ganz anderes Anspruchsdenken, was Reaktionszeit und Qualität angeht. Man muss in den kundenbezogenen Prozessen schneller werden und nahe am Kunden sein.“ Bei der SWB, einem regionalen Ver- und Entsorger für Strom, Erdgas, Wasser, Wärme, IT und Telekommunikation, sorgen Roboter für eine Beschleunigung im Kundenservice.