Prozessoptimierung in Industrie & Dienstleistung
Der Konkurrenz einen Klick voraus: Prozesse automatisieren und Ressourcen optimieren
Um sich in der freien Wirtschaft zu behaupten und den Markt voranzutreiben, haben Unternehmen im Industrie- und Dienstleistungsbereich immer schon ein besonderes Radar für Innovationen und die Professionalisierung von internen Prozessen hin zu einer immer effizienteren Performance.
So unterschiedlich, wie die Industrie- und Dienstleistungsunternehmen in Summe sind, so ähnlich sind dann doch ihre Herausforderungen und Treiber: ein immer hoher Flexibilisierungsdruck, eine suboptimale Kosten- bzw. Prozesseffizienz, Fachkräftemangel, Sichtbarkeit beim Kunden - oder ganz neu auch Themen wie IT- und Datensicherheit.
Und mit einer Herausforderung sehen sich „die Industrie“ und „die Dienstleister“ gleichermaßen konfrontiert: Es gilt, die Chancen der Digitalisierung bestmöglich zu nutzen, um kurz-, mittel- und langfristig am Markt zu bestehen!
Die digitale Optimierung von Prozessen ist schon lange keine ferne Zukunftsvision mehr, sondern hält mit voller Kraft Einzug in moderne Büros. Digitale Assistenten sorgen in der Prozessautomatisierung für effizientere Abläufe in der Datenverarbeitung, geringere Fehlerquoten bei Überträgen von Daten aus verschiedenen Programmen und entlasten dadurch Ihre Fachkräfte in der Bearbeitung tagtäglicher Fleißaufgaben. Diese kostbare Ressource und ihren Sachverstand können und wollen Sie in Zeiten des Fachkräftemangels nicht länger verschwenden. Ganz klar: Zögern ist keine Option mehr!
Es gilt, zu handeln, denn nur Unternehmen aus dem Industrie- und Dienstleistungsumfeld, die in der Lage sind ihr traditionelles Geschäft und ihre klassischen Prozesse zu renovieren, werden den Anschluss an die Konkurrenz halten können. Prozessautomatisierung hilft auch Ihnen dabei, Ressourcen zu sparen, effizienter zu arbeiten und die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern signifikant zu erhöhen – und das zu niedrigen Kosten, die sich in kürzester Zeit amortisieren.
Die Zukunft startet jetzt: Prozessautomatisierung im digitalen Büro
Gewusst wie: Sinnvolle Prozessautomation identifizieren
In jedem Büro finden sich Prozesse, die mit geringem Aufwand schnell Entlastung und Optimierung bringen können. Deshalb ist es im ersten Schritt wichtig zusammen mit den Fachabteilungen einen versierten Blick auf bestehende Vorgänge zu werfen. Besonders für Prozessautomatisierung geeignet sind Prozesse, mit
- Niedriger Komplexität
- Hohem Zeitaufwand
- Niedrige Änderungswahrscheinlichkeit
- Kleinteilig ineinandergreifende Abläufe
Eine kleine Auswahl an Prozessen, wie sie in vielen Büros anfallen, die mithilfe von Automatisierung schnell und günstig optimiert werden können, bieten die nachfolgenden Praxisbeispiele:
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Prozessautomatisierung: Bereit machen für Wachstum
„Automatisierung von Arbeitsabläufen ist ein Thema, das in vielen Unternehmen noch ein großes Potenzial hat“, erklärt Percy Hamer im Interview. „Gerade im Kundenumfeld gibt es heute ein ganz anderes Anspruchsdenken, was Reaktionszeit und Qualität angeht. Man muss in den kundenbezogenen Prozessen schneller werden und nahe am Kunden sein.“ Bei der SWB, einem regionalen Ver- und Entsorger für Strom, Erdgas, Wasser, Wärme, IT und Telekommunikation, sorgen Roboter für eine Beschleunigung im Kundenservice.
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Prozessautomatisierung ist Qualitäts- und Effizienzgarant auch in der öffentlichen Verwaltung
An dieser Stelle setzt die digitale Prozessautomatisierung an, die – passgenau zu Ihrer Anforderung - voll- oder teilautomatisiert Aufgaben übernimmt, welche ansonsten händisch oder über proprietäre, fehleranfällige Schnittstellen oder technische Batchläufe vollzogen werden müssten.
Daten aus den Fachverfahren oder Portalen werden entweder an abgesicherter Stelle bereitgestellt und über sogenannte Roboter abgeholt oder aber selbst durch die Roboter aus den abgebenden Fachverfahren extrahiert.
Die Roboter verarbeiten sich wiederholende Abläufe nach eingestellter Verarbeitungslogik und können diese Daten – sofern zulässig - in andere Fachverfahren überführen:
- Inhaltlich: z.B. Logik, Stimmigkeit, Zuständigkeit, … wie auch
- Technisch: z.B. Umlaute, Aufteilen in Vor- und Nachname, …
Dies kann zum einen über Massenimporte (Übergabeverzeichnis, XML-Postkorbfunktion) wie auch über die „Sachbearbeiter-Simulation“, also das Zusammenführen gezielter Daten aus unterschiedlichen Systemen und Verfahren, geschehen.
Dabei werden im Fachverfahren aufgezeichnete Verfahrensschritte durchgeführt, die nach der Aufzeichnung noch konfigurierbar, durch Variablen ergänzungsfähig oder multiplizierbar sind. Diese intelligenten Aufzeichnungen können Sie dann eigenständig weiterbearbeiten.
Beispiele für Anwendungsfälle aus der Praxis
Im Zusammenhang mit der elektronischen Ausschreibung von Bauleistungen kann die redundante Datenerfassung zwischen der Fachanwendung zur Vorbereitung der Vergabeunterlagen (z.B. ARIBA) und der Fachanwendung zur Vorbereitung der Veröffentlichung des Vergabeverfahrens durch den Einsatz eines Roboters automatisiert werden. Hier setzt die Prozessautomatisierung wertvolle Mitarbeiterzeit frei, die Sie wertschöpfender in die sachverständige Prüfung der Unterlagen oder den Bürgerkontakt einbringen können.
Ein weiteres Einsatzgebiet ist die Nutzung für zahlreiche ähnlich gelagerter Eingänge. Hierzu zählen beispielsweise Einsprüche gegen Gebührenbescheide, welche automatisiert mit dem entsprechenden Aktenzeichen versehen und abgelegt werden und mit einem Eingangsschreiben bestätigt werden können. Ein weiterer Anwendungsfall ist die automatisierte Aktualisierung von Bankdaten in den Fachanwendungen ausgehend vom jeweiligen Quellsystem.
Auf einen Blick: Unschlagbar gute Gründe für Prozessautomatisierung mit BTC
- BTC kombiniert die Hands-on-Mentalität eines Start-ups mit der Schlagkraft eines Konzerns::
- Wir bieten Ihnen fortlaufenden, kostengünstigen Support auf Stundenbasis
- Wir bieten Ihnen eine kostenlose Erstberatung – abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse
- Wir bringen viel Know-how und Verständnis für die Anforderungen im Energie-Sektor in Ihre Beratung ein
- Wir arbeiten eng mit Ihren Fachbereichen zusammen – denn hier fallen die meisten Zeitfresser-Prozesse an
- Wir führen eine umfassende Analyse Ihrer Prozesslandschaft durch und identifizieren Ihre Digitalisierungspotentiale
- Wir stehen für die schnelle Einführung sicherer und erprobter Technik – ohne Mehraufwand für Ihre IT
- Wir begleiten die Umsetzung – in enger Abstimmung mit Ihren Fachexperten
Und das zahlt sich aus!
- Steigerung der Prozessproduktivität um 50 bis 80 Prozent
- Amortisierung der Einführungskosten (Lizenzkosten plus unternehmensindividuelle Konfiguration) innerhalb kürzester Zeit – oftmals in nur wenigen Monaten
- Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch sinnstiftende Aufgaben
- Gewinnbringender Einsatz ohnehin knapper Personalressourcen
- Steigerung der Prozessgeschwindigkeit
- Senkung der Fehlerrate
- Betrieb rund um die Uhr – unabhängig von Feierabend, Urlaub oder Krankheit
- Keine aufwändige Einarbeitung in wenig lukrative Begleitprozesse
- Erhöhte Konkurrenzfähigkeit am Markt
- Notwendige Transparenz für Audits und Zertifizierungen
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Lassen Sie uns sprechen.
Gabriele Schumacher
Senior Management Consultant